Een back-up van je bedrijfsdata kan je uit de brand helpen als het misgaat. Vergelijk het met een verzekering. Je hoopt het eigenlijk niet nodig te hebben, maar je wilt je wel goed voorbereiden op een noodsituatie. In dit artikel lees je de basics van een back-up maken en hoe je 4 veelgemaakte fouten voorkomt.

Na het lezen van dit artikel weet je:

Betekenis back-up

De Van Dale definieert een back-up als volgt:

  • ‘(computer) (beveiligde) kopie van data’
  • ‘voorziening die het overneemt als een andere uitvalt’

De term back-up wordt meestal gebruikt voor het kopiëren van data op harde schijven van computers. Maar je kunt ook een back-up maken van andere data, bijvoorbeeld een back-up van je website of je smartphone/tablet. En dus ook van bedrijfsdata. In dit artikel definieer ik een back-up als volgt:

Wat is een back-up?

Een back-up is een reservekopie van je bedrijfsdata op een ander apparaat, op een andere locatie. Je maakt zo’n kopie om preventief belangrijke data veilig te stellen. Hiermee voorkom je dat jouw organisatie door dataverlies out-of-business raakt. Met een back-up kun je namelijk na een incident de gekopieerde gegevens gebruiken, en heb je de verloren of beschadigde gegevens niet nodig. Zo bescherm je dus jouw bedrijfscontinuïteit.

Waarom een back-up maken?

Veel bedrijven zijn vandaag de dag afhankelijk van data. Het kwijtraken van data uit bedrijfsapplicaties kan ervoor zorgen dat bedrijfssystemen niet langer goed functioneren. Daarnaast kunnen onderdelen van websites, apps of producten van klanten voorgoed verdwijnen. Net als belangrijke juridische documenten en klantgegevens. Een data-ongeval kan daarmee grote directe en indirecte kosten met zich meebrengen. Al bij al een ramp voor jou als ondernemer. Het doel van een back-up is dus dat je belangrijke data niet kwijtraakt tijdens een ongeval.

Hoe ontstaat dataverlies?

Je kunt data verliezen door:

  • fouten van medewerkers;
  • uitvallen van bedrijfssystemen;
  • diefstal of cybercrime, zoals ransomware-aanvallen;
  • incidenten zoals stroomstoringen;
  • natuurrampen zoals stormen of overstromingen.

Bovenstaande situaties heb je niet zelf in de hand. Wat je wél kunt doen om dataverlies te voorkomen, is je goed op ongevallen voorbereiden en je back-up-structuur doordacht inrichten.

Maak een back-up-plan

De hoeveelheid data in organisaties is vaak enorm. Denk alleen al aan het aantal documenten en klantgegevens dat je bedrijf bezit (en wat je zonder zou moeten!). Bij het inrichten van je back-ups moet je dan ook met veel aspecten rekening houden. Voor het maken van goede back-ups, is het verstandig om een back-up-plan uit te denken. Zo weet je zeker dat je niets vergeet, en na een ongeval gewoon weer verder kunt werken.

Aan de slag met een back-up-plan

Neem in je back-up-plan in ieder geval het volgende op:

  • een overzicht van data in je bedrijf en de bijbehorende risico’s op dataverlies;
  • doelstellingen voor herstel in het geval van dataverlies;
  • een ‘disaster recovery’-aanpak;
  • procedures voor het monitoren en testen van je back-ups;
  • doelstellingen voor ontwikkeling en professionalisering.

Natuurlijk kun je in het back-up-plan ook andere zaken opnemen. Denk aan de contactpersoon bij ongevallen en tips voor medewerkers om dataverlies te voorkomen.

4 veelgemaakte fouten bij een back-up maken

Bij het maken van een back-up kunnen er fouten voorkomen. Hieronder behandel ik de 4 veelgemaakte fouten en hoe je ze voorkomt.

1. Je test je back-up niet

Stel, je hebt een back-up ingesteld. Je hebt goed gekeken naar alle data in je bedrijf, de hersteltijden onder de loep genomen en een alternatieve serverlocatie gekozen voor de back-up-opslag. Kortom, je bent er helemaal klaar voor. Tenminste, dat denk je. Want wie bekijkt of je back-up gestart wordt? En wie checkt of de data van de back-up volledig is?

Controleer je back-ups

Het is essentieel om te weten of je op je back-ups kunt bouwen. Controleer daarom regelmatig of je back-ups daadwerkelijk voltooid worden. Check ook of op de alternatieve serverlocatie voldoende ruimte beschikbaar is om de back-ups te kunnen bewaren. Wanneer dit in orde is, is het tijd om inhoudelijk te testen. Hierbij ga je na of alle data compleet gekopieerd wordt bij het maken van de back-ups. Ook check je of alles naar behoren werkt na het terugzetten. Alles getest? Mooi, nu ben je echt klaar.

2. Je bewaart je back-up op 1 plaats

Een andere veelgemaakte fout is het bewaren van je back-up op slechts 1 plaats. Hierbij zijn er 2 situaties denkbaar:

  • Op 1 server
    Je bewaart de reservekopie op dezelfde server als je originele back-up. Bij een incident met de server kun je beiden kwijtraken.
  • Op 1 locatie
    Je slaat je back-ups op een andere server op. Maar de reguliere server en back-up-server staan op 1 fysieke locatie. Hierdoor is je bedrijf alsnog niet goed beveiligd. Breekt er bijvoorbeeld brand uit? Dan gaan zowel de originele als de alternatieve opslaglocatie verloren.

Een cloudopslag zoals Google Drive of OneDrive lijkt misschien een goed alternatief, maar biedt geen zekerheid. Wanneer je eenmaal data uit deze opslag kwijt bent, kun je nergens aankloppen voor hulp: weg is écht weg.

Redundant opslaan

Om jezelf van een bruikbare back-up te verzekeren, moet je back-ups redundant opslaan. Oftewel, op meerdere serverlocaties. Door reservekopieën zowel lokaal als extern te bewaren, verklein je het risico op dataverlies.

3. Je voert niet regelmatig back-ups uit

Met een back-up die een week oud is, loop je als bedrijf vaak al achter de feiten aan. Probeer je maar eens voor te stellen hoeveel data er in 1 week door je bedrijf stroomt. Van nieuwe content, ontwikkelde code en media tot aan klantinformatie: het is een heel karwei om het allemaal opnieuw te creëren. Het uitstellen van back-ups kan je zo duur komen te staan.

Voer regelmatig een back-up uit

Maak regelmatig een back-up zodat je door kunt gaan waar je gebleven was. Stel een frequentie vast en automatiseer back-ups, zodat je het niet vergeet. Plan een back-up op een moment waarop deze je draaiende bedrijfsprocessen niet verstoort, bijvoorbeeld ’s nachts.

4. Je richt geen disaster recovery in

Ten slotte misschien wel de meest voorkomende valkuil: het vergeten van disaster recovery. Helaas zijn organisaties na een ongeval – zelfs met back-ups – niet meteen weer in bedrijf. Eerst moeten alle systemen, netwerken en applicaties zorgvuldig hersteld worden met disaster recovery.

Wat is disaster recovery?

Disaster recovery is een set aan maatregelen die je treft om na dataverlies zo snel mogelijk weer up-and-running te zijn. Bijvoorbeeld door een omgeving voor te bereiden die gespiegeld is aan de ‘echte’ omgeving.

Na een ongeval kun je snel op de alternatieve omgeving overschakelen om vervolgens de data uit de back-up terug te plaatsen op je echte omgeving. Disaster recovery omvat ook vaak beschrijvingen van processen en afspraken met de hostingprovider. Met een goed ‘disaster recovery’-plan kun je na een incident weer snel verder.

Voorkom dataverlies met een back-up-oplossing

Bij Hostnet bieden we verschillende oplossingen voor back-ups aan voor jouw bedrijfsdata. Wil je de touwtjes in handen hebben en zelf een back-up maken? Met Acronis Backup regel en controleer je zelf de back-ups van je VPS.

Geef het back-up-beheer uit handen

Lijkt het inrichten van back-ups en disaster recovery je te tijdrovend of complex? Kies dan voor Managed Backup. Onze experts zorgen ervoor dat er automatisch back-ups van je VPS gemaakt worden en controleren of dit gelukt is. Daarnaast wordt je data op verschillende locaties opgeslagen, zonder dat de dagelijkse zaken worden verstoord. En mócht er onverhoopt een ongeval gebeuren, dan ben je dankzij onze razendsnelle disaster recovery in no-time weer in bedrijf.

Wil je meer weten over een back-up maken met een van onze diensten? Neem dan direct contact op met onze experts. Of laat hieronder een reactie achter.

Delen
Reacties

Er zijn nog geen reacties.

Reageer

Praat mee over dit onderwerp

  • Laat hier jouw reactie achter.
  • Jouw naam is verplicht.
  • Vul jouw e-mailadres in.

Met het plaatsen van mijn reactie ga ik ermee akkoord dat Hostnet Academy (indien van toepassing) een afbeelding van https://en.gravatar.com/ toont die gekoppeld is aan het door mij opgegeven e-mailadres. Ook ben ik mij bewust van de gedragscode van Hostnet Academy.