Als je als ondernemer kosten wilt besparen, ligt een gratis oplossing voor het beheren van je documenten en presentaties voor de hand. Maar is het ook een verstandige keuze om niet te willen investeren in je bedrijfssoftware? Om daar antwoord op te geven hebben we 2 bekende gratis aanbieders, Google Drive en Apache OpenOffice, vergeleken met de betaalde oplossing Microsoft Office 365. Deze laatstgenoemde is gebaseerd op de bekendste business productivity app ter wereld: Microsoft Office.

Overal bij je bestanden

Om een goede vergelijking te maken, kijken we eerst wat de verschillende aanbieders gemeen hebben. De overeenkomst is simpel; ze bieden je allemaal de basisfunctionaliteiten voor een kantooromgeving. Denk hierbij aan het maken van documenten, presentaties en spreadsheets. In de manier waarop ze dit aanbieden, zit wel een groot verschil. Google Drive en Office 365 werken namelijk direct in ‘de cloud’, in tegenstelling tot OpenOffice. In theorie kun je met OpenOffice ook in de cloud werken, omdat je OpenOffice aan een eigen OwnCloud-installatie kunt koppelen. Hierdoor deel je bestanden wel via de cloud. Bij Google Drive en Office 365 is deze koppeling echter standaard ingebouwd, omdat deze 2 diensten in de basis vanuit de cloud werken.

Direct online werken via de cloud, zoals bij Google Drive en Office 365, betekent dat jij en jouw collega’s altijd (gedeelde) bestanden kunnen inzien en deze direct kunnen aanpassen. Het maakt niet uit of dit nu thuis, op kantoor of in de trein is. En dat is handig, want hoe ideaal is het om je presentatie bij een klant ook via je smartphone of via een andere laptop te geven, wanneer je de acculader van je eigen laptop vergeten bent? Of hoe handig is het, wanneer je voor je collega met je tablet een offerte kunt aanpassen terwijl je zit te wachten op je lunchafspraak? Kortom, in de cloud werken maakt ondernemen een stuk efficiënter en meer van deze tijd.

Eenvoudig samenwerken

Een ander verschil tussen Google Drive, OpenOffice en Office 365 wordt goed zichtbaar als je gaat samenwerken met je collega’s of klanten. Bij Google Drive en bij Office 365 kunnen jij en jouw collega’s tegelijkertijd met verschillende apparaten in hetzelfde document werken. Je ziet wat de ander aan het bewerken is en slaat eenvoudig het bestand in de opslagruimte op. Het grote verschil tussen deze 2 zit niet zozeer in het werken zelf, maar in de opslagcapaciteit. Waar je bij Google Drive standaard over ‘slechts’ een aantal GB opslagruimte beschikt, kun je op OneDrive (onderdeel van Office 365) maar liefst 1 TB aan bestanden opslaan.

Verder maakt het merendeel van de Nederlandse bedrijven gebruik van een Office-pakket met Word, Excel en PowerPoint. Om het samenwerken makkelijk te maken, wil je dus ook je werk in deze bestandsformaten aanbieden bij de klant. Zo zorg je ervoor dat de ontvanger van het bestand hetzelfde ziet als wat jij hebt gemaakt. Hier zit bij OpenOffice en Google Drive de crux. Is dit onoverkomelijk? Zeker niet, maar dit betekent wel dat je altijd een extra handeling nodig hebt.

Toegang tot meerdere functionaliteiten

Naast het feit dat je altijd en overal kunt samenwerken met collega’s, is het eenvoudig toevoegen van functionaliteiten een basisbehoefte van elke moderne ondernemer. Op dit punt zien we een groot verschil tussen de gratis bedrijfssoftware en de betaalde oplossing. In Office 365 vind je slimme tools die de gratis varianten niet of beperkt hebben.

Wat denk je bijvoorbeeld van de online vergadermogelijkheden via Skype voor Bedrijven? OpenOffice biedt dit niet aan en Google Hangouts kan niet tippen aan deze functionaliteit. Bij zowel Google Hangouts als Skype voor Bedrijven kun je eenvoudig je scherm delen en meerdere mensen uitnodigen. Bij meer dan 3 personen wordt Google Hangouts echter al minder praktisch. Hij switcht namelijk automatisch naar de persoon die aan het praten is. Dit lijkt handig, maar wordt erg onrustig wanneer je met 4 personen in een meeting zit die elkaar graag aanvullen. Daarnaast kun je in Skype voor Bedrijven eenvoudig je PowerPoint delen.

Naast de extra functionaliteiten, kun je met Office 365 vanuit iedere app eenvoudig switchen naar andere apps. Zo kun je bijvoorbeeld tijdens je werkzaamheden in Microsoft Teams met één klik een HD-videovergadering starten.

Directe ondersteuning

Hoe graag elke IT’er je ook ongelijk wil geven; het kan voorkomen dat je cloudomgeving bij de installatie of het beheer even niet doet wat jij wilt. En op de een of andere manier lijkt dit altijd te gebeuren als je tegen een deadline aanzit. Natuurlijk kun je de klant mailen dat het wat later wordt en internet afstruinen naar informatie om je probleem op te lossen. Maar het is net even wat makkelijker om je vraag per WhatsApp, chat of telefoon te stellen. En die ondersteuning krijg je alleen bij de betaalde oplossing Office 365.

Samenvattend

Alles tegen elkaar afgewogen vinden wij dat Office 365 op het gebied van professioneel samenwerken, uitbreiding en ondersteuning een voorsprong heeft op de gratis mogelijkheden.

Maar, wij mogen dan enthousiast zijn, de keuze is aan jou. Wil je een tientje per gebruiker per maand investeren in goede bedrijfssoftware die je tijd bespaart, het samenwerken met collega’s eenvoudiger maakt en een professionele uitstraling geeft bij klanten? Of neem je dit voor lief en ga je toch voor een goedkopere optie? Kies maar!

Werken waar en wanneer je maar wilt? Met Office 365 kun je altijd bij je bestanden en agenda.
Delen
Reacties
  • Erik 11 april 2017 om 12:14

    Wat ik mis in dit artikel zijn een paar zeer belangrijke zaken:
    Privacy aspecten van werken in de icloud (algemeen en via office365 en Google drive in het bijzonder) …..?
    Hoe vast kom je te zitten aan het gebruik van microsoft producten…….?
    En wat als je na 2 jaar gebruik van office 365 besluit om je gegevens toch weer uit de cloud te halen….? Is er een (acceptabele) weg terug?
    Om maar een paar punten te nomen.

    Al met al een zeer eenzijdig office365 verkooppraatje……

    Ben benieuwd of jullie dee reactie online plaatsen…..?

  • Anton Riemersma 13 april 2017 om 15:08

    Beste Erik,

    Reacties met inhoudelijke vragen publiceren en beantwoorden we uiteraard!

    Dat Office 365 het meest gunstig uit de vergelijking komt, heeft in de eerste plaats te maken met het feit dat we Office 365 op dit moment het beste product in de markt vinden om online mee te werken. Dat is dan ook een belangrijke reden dat we het product hebben toegevoegd aan het productportfolio van Hostnet.

    Wat privacy betreft kunnen we vrij kort zijn. Hoe moeilijker het voor medewerkers van een bedrijf is om bestanden te delen, des te creatiever zijn de oplossingen die ze bedenken om dat toch te kunnen doen. Denk aan het delen van bestanden op USB-sticks, via de e-mail, via WhatsApp of zelfs uitgeprint via de post. Met Office 365 heb je alles volledig in beheer en kun je inzien wie, wat, wanneer heeft gedeeld en met wie. Daarnaast zijn er nog additionele diensten binnen Office 365 waarmee je het confidential-niveau van e-mails, bestanden en meer kunt instellen, zodat bijvoorbeeld mails met een creditcardnummer of een wachtwoord automatisch worden tegengehouden om te verzenden.

    Aan een product vastzitten is met vrijwel alle online diensten het geval, dus in zekere zin ook met Office 365. Echter, wat als het je na 2 jaar niet meer bevalt en je wilt weer offline werken? De oplossing is simpel. Alle bestanden en data kun je via de OneDrive naar je pc downloaden en vervolgens kun je Office 365 vaarwel zeggen. In theorie is dit een optie, echter zijn er weinig bedrijven die dit doen. Voornamelijk doordat het gemak van online werken het toch wint van offline werken.

    Mocht je inhoudelijk nog vragen hebben, dan kun je altijd contact opnemen met onze klantenservice. Ga naar https://www.hostnet.nl/klantenservice/vraag-stellen.

  • Wichard Hulsbergen 13 april 2017 om 15:13

    Als je dan toch vergelijkt, doe het dan goed. De betaalde google-oplossing is een stuk breder dan de gratis versie die particulieren gebruiken, met bijvoorbeeld een stuk meer opslagruimte.

    Verder ben ik wel echt benieuwd naar de mate van samenwerking in Office365 en de combinatie met het “echte” office. Gaat dit net zo soepel als google docs? En moeten alle samenwerkende partijen een Office365-licentie hebben? Een groot nadeel lijkt me dat!

    En Skype voor bedrijven is ook niet zo perfect als het lijkt. Even Skypen met iemand buiten het bedrijf kan alleen als diegene ook een Skype-abonnement heeft. Lastig!
    En het switchen van de camera in Hangout kun je simpel uitzetten.

Reageer

Praat mee over dit onderwerp