Welke soorten mailadressen heb je nodig?

Lysanne Hopman

18-04-2023

4minutenleestijd

E-mail

Als ondernemer wil je professioneel overkomen. Ook via e-mail. De eerste stap is een domeinnaam registreren en e-mailhosting aanschaffen. De vraag daarna is echter: welke soorten mailadressen heb je nodig voor je bedrijf? In dit artikel bespreek ik er 8.

Waarom een zakelijk e-mailadres?

Een zakelijk e-mailadres aanmaken, biedt je als ondernemer veel voordelen. Hieronder vind je er 4:

Professionele uitstraling
Met een zakelijk e-mailadres kom je professioneel over. Een e-mailadres als ‘sterretje456@hotmail.com’ of ‘fam_janssen@gmail.com’ schrikt ontvangers af.
Herkenbaar
Een zakelijk e-mailadres zorgt er ook voor dat je direct herkenbaar bent voor ontvangers. Bovendien kun je het e-mailadres consistent gebruiken op verschillende communicatie-uitingen.
Overzichtelijk
Met een zakelijk e-mailadres scheid je werk en privé. Zo lopen e-mails niet door elkaar heen en behoud je overzicht.
Gebruiksvriendelijk
Tot slot krijg je vrijwel altijd een webmail-omgeving bij je zakelijke e-mailadres. Hiermee maak en beheer je eenvoudig e-mails via diverse apparaten op verschillende locaties.

8 soorten e-mailadressen voor bedrijven

Om efficiënt te werken, kun je het best meerdere e-mailadressen aanmaken. Hierdoor scheid je diverse zaken van elkaar, waardoor je overzicht houdt. Heb je mensen in dienst? Dan kunnen zij, afhankelijk van hun expertise, e-mail beantwoorden voor de verschillende mailboxen. Hieronder vind je 8 verschillende soorten e-mailadressen voor bedrijven, waarvan de eerste 5 een must zijn en de laatste 3 optioneel.

1. Je eigen naam

Alleereerst heb je een e-mailadres nodig met daarin je eigen naam, bijvoorbeeld jouwnaam@jouwdomeinnaam.nl. Dit adres gebruik je voor persoonlijke e-mail en is je visitekaartje. Als je business uit meerdere mensen bestaat, kun je voor iedereen een eigen e-mailadres aanmaken.

2. Info

Een info@jouwdomeinnaam.nl is het standaard e-mailadres dat de meeste bedrijven gebruiken. Het adres wordt gebruikt voor algemene zaken waarbij niet duidelijk is voor wie de e-mail specifiek is bedoeld.

3. Marketing

Verzorg je jouw eigen marketing of heb je veel contact met de pers? Dan kan een marketing@jouwdomeinnaam.nl niet ontbreken. Dit e-mailadres is ook handig om te gebruiken voor al jouw socialmedia-kanalen en andere marketingactiviteiten. Hierdoor ontvang je alle e-mail voor marketingwerkzaamheden in 1 mailbox. Je kunt ook een e-mailadres aanmaken met ‘pers@’ of ‘persberichten@’.

4. Facturen

Facturen zijn een belangrijk financieel onderdeel van je business. Daarom wil je hiervoor een apart e-mailadres aanmaken. Inkomende en uitgaande facturen kun je het best versturen via een e-mailadres met een ‘facturen@’ of ‘administratie@’. Hiermee houd jij overzicht en is het voor de ontvanger direct duidelijk waar de e-mail over gaat.

5. Sales

Tot slot is een sales@jouwdomeinnaam.nl onmisbaar. Dit e-mailadres is nuttig als je producten en/of diensten op je website verkoopt en mensen op zoek zijn naar een algemeen e-mailadres voor verkoop. Daarom kun je ook een variatie maken met ‘verkoop@’.

6. Support

Heeft iemand een vraag over je bedrijf, product of dienst? Een support@jouwdomeinnaam.nl is bedoeld voor vragen, problemen en opmerkingen rondom de service die je biedt. Je kunt een variatie op dit e-mailadres maken met ‘klantenservice@’.

7. HR

Als je medewerkers in dienst hebt, is een e-mailadres voor HR onmisbaar. Via deze mailbox maak en beheer je e-mails rondom personeelsgerelateerde vragen en bijvoorbeeld sollicitaties. Je kunt ook een HR-mailadres maken onder de naam ‘personeel@’ of ‘pz@’.

8. No-reply

Tot slot komt het wel eens voor dat je automatische e-mails verstuurd waar je geen antwoord op wilt hebben. Bijvoorbeeld voor bevestigingen op bestellingen of nieuwsbrieven. Een no-reply@jouwdomeinnaam.nl biedt uitkomst. Vergeet dan niet om een automatisch antwoord te sturen met het bericht dat e-mails die naar dit e-mailadres worden gestuurd niet worden beantwoord.

Een e-mailforward of -alias instellen

Ben je zelfstandig ondernemer of heb je een klein bedrijf? Dan kunnen 8 e-mailboxen onderhouden tijdrovend zijn. Daar is een oplossing voor. Je kunt verschillende e-mailadressen aanmaken en deze doorsturen naar een ander e-mailadres. Dit heet een e-mailforward. Je kunt ook een e-mailalias instellen. Je hebt dan voor de buitenwereld verschillende e-mailadressen, maar alle e-mail komt binnen in 1 mailbox.

Ben je klant bij Hostnet? Via de onderstaande handleidingen stel je een e-mailforward of -alias in.

In het kort

Door meerdere e-mailadressen aan te maken, kom je met jouw business online professioneel over bij je contacten. Bovendien helpen verschillende mailboxen bij het overzichtelijk houden van inkomende en uitgaande mail. Welke verschillende soorten mailadressen voor je bedrijf nodig hebt, is afhankelijk van je samenstelling. Vaak zijn echter e-mailadressen voor jezelf, info, marketing, facturen en sales een must. Veel succes!

Welke soorten e-mailadressen heb jij voor je bedrijf aangemaakt? Laat een reactie achter!