Hoeveel e-mailboxen gebruik jij? En hoe gebruik je deze e-mailboxen? Wanneer je als ondernemer aan de slag gaat, wil je natuurlijk professioneel overkomen en onder je eigen domeinnaam e-mails versturen. Hoeveel bedrijven ken je immers die mailen vanuit @gmail.com of @ziggo.nl? De eerste slag die je maakt, is het registreren van een domeinnaam. Maar dan komt de vraag ‘Hoeveel e-mailboxen heb ik nodig?’ Zelfs als zelfstandig ondernemer zonder personeel komt het aantal e-mailboxen al snel op 5. In dit artikel beschrijf ik de meest voorkomende e-mailboxen en de reden waarom je deze boxen zou moeten creëren.

  1. eigennaam@jouwdomeinnaam:
    Dit is uiteraard de meest voor de hand liggende e-mailbox. Dit is de box waar je al jouw persoonlijke mail verstuurt en ontvangt. Voor ieder lid van jouw organisatie kun je een eigen e-mailbox definiëren. Ben je zzp’er, dan is je eigen naam direct ook een visitekaartje.
  2. info@jouwdomeinnaam:
    Dit is een van de meest standaard e-mailadressen. Wanneer je geen idee hebt hoe je een bepaalde contactpersoon van een bedrijf kunt bereiken, zal je vaak het info@-adres gebruiken om een mail te versturen. Ook webmasters onderling versturen vaak mail via het info@-adres.
  3. pers/ persberichten@jouwdomeinnaam:
    Afhankelijk van je activiteiten kan het zijn dat je voor je pr-activiteiten veel contact hebt met de pers, of veel persberichten verstuurt. Je kunt uiteraard in ieder persbericht je persoonlijke e-mailadres vermelden, maar dit levert vaak veel berichten in je persoonlijke inbox op. Om je eigen e-mailbox schoon te houden is het raadzaam om voor de pers een apart e-mailadres te gebruiken. Wanneer je in je werkzaamheden 1 uur per dag of per week hanteert om deze e-mailbox voor de pers op te schonen, zul je merken dat je veel efficiënter met je tijd kunt omgaan.
  4. facturen/ administratie@jouwdomeinnaam:
    Om de administratie zo eenvoudig mogelijk te laten verlopen is het raadzaam om je uitgaande facturen via facturen@ te versturen. Vragen over en reacties op facturen kunnen op deze manier gemakkelijk onderzocht worden. Daarnaast is het voor de ontvanger direct duidelijk waar de e-mail over gaat.
  5. sales/ verkoop@jouwdomeinnaam:
    Vooral wanneer je op jouw website je diensten of producten aanbiedt, is het handig om een algemeen communicatiemiddel op je site te vermelden. Dit kan natuurlijk je eigen persoonlijke e-mailadres zijn, maar eenvoudiger is het om hiervoor een sales@- of verkoop@-adres te gebruiken. Je weet dan in ieder geval direct waar het verkeer vandaan komt en wat jouw connectie met die persoon is.

E-mailboxen of e-mailaliassen?

In principe hebben deze e-mailboxen alles met de processen in jouw bedrijf of organisatie te maken. Vaak worden in plaats van e-mailboxen e-mailaliassen gebruikt. Bij een e-mailalias maak je gebruik van verschillende namen, maar komt e-mail in dezelfde e-mailbox terecht. Dit kan ook, maar is voor jezelf een stuk onoverzichtelijker.

Processen binnen jouw onderneming

Wanneer jij naar je onderneming kijkt, hoe groot of klein ook, zal je met diverse taken en processen bezig zijn. Sommige van deze taken besteed je uit, andere houd je dicht bij jezelf. Bedenk welke processen er binnen jouw onderneming zijn en bepaal per proces of een eigen e-mailbox voor dit proces wellicht gemakkelijk is. Houd hierbij ook rekening met de mogelijke groei van je onderneming. Wellicht doe je nu alles nog zelf, maar ga je bijvoorbeeld na een paar maanden of jaren de administratie uitbesteden. Dan is het prettig wanneer je in de beginfase al onderscheid hebt gemaakt in je e-mailprocessen.

Wil je e-mailen met je eigen domainnaam? Bestel dan een e-mailpakket bij Hostnet.
Delen
Reacties
  • Paul Mansoor 29 oktober 2014 om 17:34

    Bedankt voor de tips! Maar inderdaad ik heb een andere outgoing mail server…
    Hoe stel het zo in dat ik via mijn eigen domein kan versturen?

Reageer

Praat mee over dit onderwerp