Wat is e-mail hosting? [Uitgebreide gids]

Lysanne Hopman

18-01-2023

11minutenleestijd

E-mail

Jij bent begonnen met je business. Dan wil je professioneel overkomen bij je klanten, partners en leveranciers als je online contact met ze opneemt. Hoe je dit doet? Met een zakelijk e-mailadres via e-mail hosting. In dit artikel lees je onder andere wat e-mail hosting precies is en hoe je het juiste pakket kiest.

Wat is e-mail?

E-mail (Electronic Mail) is het verzenden en ontvangen van digitale brieven in je online brievenbus. Zo’n brievenbus heet een mailbox. E-mail is ook bekend onder de namen ‘mail’, ‘e-post’, ‘e-brief’, ‘elektronische post’ en ‘elektronische brief’.

Een e-mail kan bestaan uit alleen tekst, maar je kunt er meerdere elementen aan toevoegen. Denk aan bijlagen, emoji, (bewegende) afbeeldingen, kleuren, lettertypen en een digitale handtekening. 

De geschiedenis van e-mail

Het ontstaan van e-mail begon met de postduif, gevolgd door het telegram, de brief, de telex en de telefax. Met de komst van de online wereld werd er een manier ontwikkeld om brieven razendsnel bij de ontvanger te bezorgen en vice versa. E-mail werd geboren.

De eerste e-mail

De eerste e-mail werd verstuurd in 1971 door softwareontwikkelaar Ray Tomlinson. Pas in 1995 werd e-mail populair onder het grote publiek. Logisch, want rond deze tijd werd internet meer algemeen en kregen mensen een eigen e-mailadres.

Wat is e-mail hosting?

E-mail hosting is een online dienst waarmee je e-mail verzendt, opslaat en ontvangt. Alle e-mails en bijbehorende bestanden worden opgeslagen op een server (computer).

Hoe werkt e-mail hosting?

Stel je ontvangt een e-mail van iemand. Achter de schermen wordt deze e-mail verzonden via de e-mailserver van de verzender en ontvangen door de e-mailserver van de ontvanger, jij dus. Vervolgens bepaalt de server wat er met deze e-mail moet worden gedaan: behouden of negeren. De server houdt onder andere rekening met het spamfilter en of de verzender op de zwarte lijst staat. 

Wat kun je met e-mail hosting?

Met e-mail hosting kun je dus e-mail beheren. Dit kan op 3 manieren, namelijk via:

1. de webmail van je e-mailhostingpakket;
2. een e-mailprogramma (e-mailclient);
3. de terminal op je computer (dit onderdeel laat ik buiten beschouwing).

1. Webmail

Webmail zit vaak inbegrepen bij een e-mailhostingpakket. Dit is een omgeving waarin je online via je browser je e-mail beheert, verzendt en ontvangt. Hierdoor kun je altijd en overal bij je mailbox, zonder dat je een e-mailprogramma hoeft te installeren op je apparaat.

Webmail van Hostnet

In de Webmail-omgeving van Hostnet beheer je jouw e-mail. Zo kun je e-mail lezen, beantwoorden, schrijven en opslaan in een specifieke map. Naast het e-mailbeheer is het mogelijk om een of meerdere:

• contactenlijsten te maken;
• agenda’s bij te houden;
• takenlijsten te maken;
• bestanden te bewaren.

Ook heb je de optie om een afwezigheidsmelding te maken, een automatische e-mailhandtekening aan elke e-mail toe te voegen en e-mail door te sturen naar een ander e-mailadres.

2. E-mailprogramma

Gebruik je voor privédoeleinden een e-mailprogramma zoals Gmail of Outlook? En wil je dit programma ook gebruiken om zakelijke e-mail te beheren? Dat kan. Hiervoor moet je een van de volgende e-mailprotocollen toevoegen: IMAP of POP.

• IMAP
  Bij IMAP werk je online. Alle acties die jij uitvoert via het e-mailprogramma worden gereflecteerd op de e-mailserver. Hierdoor kun je via meerdere apparaten je mailbox beheren. Je mailbox raakt echter sneller vol.
• POP
  Bij POP wordt e-mail van de server opgehaald en verwijderd. E-mail wordt snel opgehaald en je inbox is nooit vol. Als er echter iets misgaat met het apparaat dat je gebruikt, is alle e-mail voorgoed weg.

Wil je e-mail instellen in jouw favoriete e-mailprogramma en gebruik je E-mail Hosting van Hostnet? Wij hebben diverse handleidingen geschreven waarin je stap voor stap leest hoe je e-mail toevoegt aan jouw gewenste programma.

Gratis vs. betaalde e-mail hosting

Er zijn zowel gratis als betaalde e-mailhostingdiensten verkrijgbaar. Een gratis dienst lijkt aantrekkelijk om geld te besparen. Toch zitten er nadelen aan vast. Hieronder vind je een aantal redenen.

1. Niet AVG-proof

Veel van de gratis e-mailhostingdiensten worden buiten Europa beheerd. Dit houdt in dat de servers in het buitenland staan en dus niet onder de Europese privacywetgeving vallen. Kortgezegd betekent dit dat zulke gratis diensten niet voldoen aan de AVG.

2. Veel advertenties

Omdat de e-maildiensten gratis zijn, moeten de ontwikkelaars op een andere manier geld verdienen. Vaak gaat dit via (ongewenste) advertenties waar je niet op zit te wachten.

3. Geen eigen e-mailadres

Daarnaast ontvang je bij een gratis e-mailhostingdienst geen eigen e-mailadres, bijvoorbeeld ‘jouwnaam@merkx.nl’. Met zo’n e-mailadres maak je ten eerste reclame voor merk X en het oogt niet professioneel als je een business runt.

4. Weinig support

Gaat er iets mis met je webmail-omgeving? Of loop je ergens tegenaan? Dan krijg je vaak weinig support. Of je moet het doen met handleidingen waar het antwoord niet instaat.

Goed om te weten: bij Hostnet krijg je 7 dagen per week support als je hulp nodig hebt bij jouw e-mail.

Waarom heb je e-mail hosting nodig?

E-mail hosting biedt je vele voordelen ten opzichte van een gratis e-maildienst. Benieuwd welke voordelen dit zijn? Hieronder vind je er een aantal.

• Eigen e-mailadres
  Bij e-mail hosting kun je een eigen e-mailadres aanmaken onder je domeinnaam. Hierdoor weten je contacten dat de e-mail van jou afkomstig is en je komt serieus over.
• Merkconsistentie
  Als je website, e-mailadres en bedrijf dezelfde naam hebben, zorgt dit ervoor dat (potentiële) klanten je herkennen. Ook voorkomt het verwarring.
• Altijd en overal toegang
  Ben je op zakenreis of is er een bedrijfscalamiteit op vakantie? Je kunt vanaf elke locatie, op elk tijdstip bij je e-mail.
• Als 1 geheel naar buiten
  Of het nu de marketingafdeling of de klantenservice is: alle afdelingen mailen onder dezelfde domeinnaam. Zelfs de e-mailadressen van je werknemers.
• Betaalbaar
  Je hoeft niet diep in de buidel te tasten om een eigen e-mailadres te hebben. Er is altijd een pakket dat bij je business past.
• Eenvoudig in beheer
  Je e-mail beheren is simpel. Zonder technische kennis kun je aan het werk.
• Voldoende opslagruimte
  Belangrijke e-mail opslaan is geen probleem. Je hebt altijd voldoende opslagruimte. Heb je meer nodig? Upgraden naar een groter pakket is vaak zo gedaan.
• Beveiligd
  Je e-mail is beschermd tegen spam en virussen door een geavanceerd filter. Bij Hostnet maken we gebruik van SpamExperts.

Wat kost e-mail hosting?

Hoeveel e-mail hosting kost, is afhankelijk bij welke provider je de dienst afneemt en welk pakket je kiest. Hoe meer functionaliteiten je wilt, hoe meer je betaalt. Je kunt ervan uitgaan dat de kosten starten bij minder dan een tientje tot enkele honderden euro’s per maand.

Wat heb je nodig voor zakelijke e-mail?

Wil je zakelijke e-mail aanschaffen? Dan heb je een domeinnaam en e-mail hosting nodig. Hieronder lees je meer over beide diensten.

1. Domeinnaam

Allereerst heb je een domeinnaam nodig om te kunnen e-mailen. Een domeinnaam is jouw unieke adres op het internet. In het geval van een e-mailadres staat de domeinnaam achter de ‘@’, zoals ‘bedrijfsnaam.nl’.

Een domeinnaam aanschaffen bij Hostnet

Bij Hostnet kun je jouw gewenste domeinnaam registreren. Je hebt keuze uit meer dan 850 topleveldomeinen, zoals .nl en .com. Keuze gemaakt? Dan regel je binnen 1 minuut de registratie. Daarnaast is het mogelijk om je domeinnaam voor een langere tijd vast te leggen. Zo weet je zeker dat hij op jouw naam blijft staan. Bij ons kun je ‘m vastleggen voor 1, 2 of 5 jaar. Hoe langer de looptijd, hoe meer korting je ontvangt.

2. E-mail hosting

Uiteraard heb je ook e-mail hosting nodig om een zakelijk e-mailadres aan te maken. Bij Hostnet heb je keuze uit de pakketten E-mail Start, Pro en Plus. Elk pakket heeft zijn eigen hoeveelheid aan resources. Hoe groter het pakket, hoe meer resources je krijgt. Benieuwd naar de pakketten? Bekijk ze op de pagina ‘E-mail Hosting’.

Domeinnaam, e-mail en website

Ga je een website maken? Dan is het verstandiger om een hostingpakket te kiezen waarmee je een site maakt. Vaak zit e-mail inbegrepen bij deze pakketten, zoals bij ons. Zo hoef je dus niet apart e-mail hosting aan te schaffen.

Welke e-mail hosting moet je kiezen?

Welke e-mail hosting je het best kunt kiezen is geheel afhankelijk van je wensenlijstje. Hieronder heb ik een aantal situaties voor je geschetst.

– Ik ga starten met mijn business

Wanneer je gaat starten met je business, kun je voor het kleinste pakket kiezen: E-mail Start. Hiermee heb je voldoende resources om aan de slag te gaan.

– Ik heb een kleine onderneming

Run je een kleine onderneming? Met E-mail Start zit je goed.

– Ik ga een website maken

Indien je een website gaat maken, kies je voor shared hosting. Hiermee maak je een website onder je eigen domeinnaam en is e-mail inbegrepen.

– Ik heb een aantal werknemers in dienst

Als je een aantal werknemers in dienst hebt die hun eigen e-mailadres nodig hebben, dan kies je voor E-mail Pro. Je krijgt namelijk 50 mailboxen.

– Ik run een grote organisatie

Heb je een grote organisatie en is het noodzakelijk dat elke werknemer zijn eigen e-mailadres heeft? Kies dan voor E-mail Plus. Je kunt tot 100 e-mailadressen aanmaken.

– Ik wil online werken en mailen

Heb je de wens om online te werken en te mailen? Kijk dan naar Microsoft 365. Met de pakketten Business Basic en Business Standard mail je onder je eigen domeinnaam en heb je toegang tot de bekende Microsoft 365-apps als Word en Excel.

– Ik wil gebruikmaken van een VPS

Indien je wilt gebruikmaken van een VPS, heb je de mogelijkheid om e-mail te gebruiken. Hoe dit werkt, is afhankelijk van de VPS die je kiest.

Zakelijk e-mail aanmaken

Nu je meer weet over e-mail hosting, is het tijd om daadwerkelijk zakelijke e-mail aan te maken. Het is eenvoudig. Hieronder lees je in 5 stappen hoe je een professioneel e-mailadres aanmaakt bij Hostnet:

1. Kies een domeinnaam die bij je past. Dit kan bijvoorbeeld je bedrijfsnaam zijn. Is deze lastig te onthouden? Kies dan voor een passende term. Zoals ‘bijzondere kaas’ als je speciale kaassoorten verkoopt. 
2. De volgende stap is je domeinnaam checken op beschikbaarheid. Is hij bezet? Kies dan een ander topleveldomein of een andere naam. Gelukt? Plaats je domeinnaam in de winkelmand.
3. Kies het e-mailpakket dat het best bij je wensen past: Start, Pro of Plus. Je hebt bij elk pakket keuze uit een looptijd van 3 of 12 maanden.
4. Koppel je domeinnaam aan het e-mailpakket in de winkelmand. Rond vervolgens je bestelling af in de kassa.
5. Maak 1 of meerdere zakelijke e-mailadressen aan met deze handleiding.

Welke mailboxen heb ik nodig?

Gefeliciteerd, je hebt zojuist de eerste stappen gezet naar je eigen zakelijke e-mail. Nu kun je een e-mailadres aanmaken. De vraag is echter: welke e-mailadressen heb je nodig? Dat is geheel aan jou. Wel raden we je aan om aparte e-mailadressen aan te maken voor verschillende zaken. Zo kun je ze overzichtelijk van elkaar scheiden. Een paar voorbeelden:

1. Eigen naam
   Via dit e-mailadres verzend en ontvang je persoonlijke e-mail. Dit is gelijk ook het online visitekaartje van jezelf.
2. Info
   ‘Info@’ is het standaard e-mailadres van een organisatie. Hiermee kun je e-mails over algemene zaken ontvangen.
3. Marketing
   Verzorg je zelf de marketing van je bedrijf of heb je veel contact met de pers? Dan kun je al gauw veel (reclame)mails ontvangen. Met een ‘marketing@’-mailadres houd je jouw eigen mailbox overzichtelijk.
4. Administratie
   De administratie regelen voor je business is voor velen niet de leukste taak van ondernemen. Bovendien kan het snel onoverzichtelijk worden. Vragen en reacties op facturen of andere administratieve zaken kun je makkelijker verwerken met een aparte mailbox.
5. Sales
   Verkoop je producten en/of diensten op je site? Dan is het handig om hiervoor een ‘sales@’-mailadres aan te maken. Zo zie je direct waarvoor het contactpersoon je mailt.

E-mail doorsturen

Veel e-mailadressen hebben, kan overweldigend zijn. Want waar haal je de tijd vandaan om alle mailboxen te runnen? Daar is een oplossing voor. Je kunt namelijk e-mail eenvoudig doorsturen naar 1 e-mailadres. De verzender gebruikt bijvoorbeeld info@jouwbedrijf.nl, maar de e-mail komt terecht in je eigen mailbox. Je stuurt e-mail door via een E-mailforward. Hoe je dit doet, lees je in deze handleiding.

E-mail verhuizen naar een andere provider

Gebruik je momenteel e-mail hosting van een andere provider, maar ben je ontevreden? Dan kun je altijd overstappen naar een ander. Bijvoorbeeld Hostnet. Wil je dit? Dan dien je jouw domeinnaam te verhuizen naar ons en een e-mail- of webhostingpakket aan te schaffen. Vervolgens kun je alle e-mailberichten zelf van je huidige provider verplaatsen naar de servers van Hostnet. Hoe je dit doet, lees je in deze handleiding.

De standaard voordelen van E-mail Hosting bij Hostnet*

• Altijd en overal je e-mail eenvoudig beheren
• Eigen webmail-omgeving
• Genoeg mailboxen voor jou (en je collega’s)
• Eenvoudig upgraden wanneer je business erom vraagt
• Ondersteuning van IMAP, POP3 en SMTP
• Spam- en virusfilter van SpamExperts
• 7 dagen per week support
• Uitgebreide handleidingen op onze Helpdesk

* Kijk voor alle specifieke voordelen bij onze E-mail Hosting.

E-mail

Sta je contacten professioneel te woord. Via een e-mailadres onder je eigen domeinnaam.

• Spam- en virusfilter
• Gratis installatiehulp
• Check altijd en overal je mail
• Eenvoudig in beheer
• Eigen Webmail-omgeving
• Agenda en contactpersonen beheren

Naar E-mail